Auswahl Kassensystem

Kassensystem & Kassensysteme im Einzelhandel – Das sollten Sie unbedingt wissen

Neugründung im Einzelhandel? Wie geht es los mit dem ersten Kassensystem?

Die meisten Neueröffnungen im stationären Einzelhandel starten heute mit einem sehr einfachen Kassensystem. Entweder handelt es sich dabei um eine günstige Registrierkasse oder um eine Kassen-App, die auf einem Tablet läuft. Damit lässt sich ganz gut abkassieren und den Rest der Aufgaben, die im Einzelhandel so anfallen, wird neben dem Kassensystem mit Excel-Tabellen und kleinen lokalen Datenbanken erledigt. Das ist zunächst einaml OK und funktioniert.

Doch mit steigendem Umsatz, wachsenden Kundenzahlen, erweitertem Sortiment und zunehmenden Lieferanten treten plötzlich die ersten Probleme auf.

Die Excel-Tabellen werden unhandlicher, Reports erzeugen einen Wahnsinnsaufwand und die permanente Überwachung wichtiger Key Performance Indikatoren (KPI) ist kaum noch möglich. Es folgt ein zeitraubender Kampf gegen inkonsistente Datenquellen. Wertvolle Zeit, die für direkte Kundenbetreuung notwendig ist, versinkt in stupiden Tätigkeiten.

Mein Kassensystem kann nur verkaufen. Kennen Sie das auch?

Das Hauptproblem dabei ist, dass die einzelnen Komponenten nicht in das Kassensystem integriert sind. Das heißt, Inselsysteme und lose Dateien müssen mit manuellen Aufwand immer wieder synchronisiert werden. Spätestens jetzt sollten Sie als wachsender Einzelhandel über die Einführung eines integrierten Kassensystems nachdenken.

Bei einem integrierten Kassensystem für den Einzelhandel geht es nicht nur um das reine Kassieren. Vielmehr ist es eine Datendrehscheibe, in der die wesentlichen Prozesse im Einzelhandel perfekt aufeinander abgestimmt ablaufen. Es existieren natürlich auch weiterhin Schnittstellen, zum Beispiel zur Finanzbuchhaltung, zum Onlineshop oder zu diversen Bestellportalen der Lieferanten. Doch die wesentlichen Kernprozesse im Einzelhandel, wie Einkauf, Bestandsführung, Verkauf und Auswertungen werden direkt im integrierten Kassensystem vereint. Das heißt aber auch, dass alle externen Schnittstellen nicht manuell bedient werden müssen, sondern automatisch funktionieren (z.B. über definierte Webservices, API’s).

Doch gerade wenn es um die Einführung eines neuen integrierten Kassensystems mit Warenwirtschaft für den Einzelhandel geht, tun sich viele Unternehmer schwer. Für welches System soll man sich entscheiden? Auf dem Markt existiert eine Fülle von Lösungen für den Einzelhandel. Auch die Preise bewegen sich zwischen null und unendlich. Gerade die Kosten sind oft das größte Thema, gerade wenn das Handelsunternehmen noch sehr jung ist.

Wie gehen Sie also vor, um zum richtigen Kassensystem für den Einzelhandel zu kommen?

Am Anfang steht immer ein genauer Anforderungskatalog. Hier sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen um Ihre aktuell laufenden Prozesse aufzunehmen und daraus exakte Anforderungen zu definieren. Welche Einzelschritte genau erfolgen im Einkauf oder bei der Planung von Marketingaktionen?

Im nächsten Schritt müssen Sie eine Auswahl der möglichen Kandidaten erstellen. Dabei wird die Anforderungsliste gegen die Funktionalitäten der ausgewählten Systeme gehalten. Neben Ihren individuellen Anforderungen beachten Sie zusätzlich, ob folgende Punkte im Kassensystem erfüllt werden:

• Ist die Kassensoftware auf dem neusten technologischen Stand der Softwareentwicklung?
• Wird das Kassensystem regelmäßig erweitert, gibt es einen definierten Release-Zyklus und kosten die Updates etwas
• Kann das Kassensystem wirklich auf der Hardware unterschiedlicher Hersteller laufen?
• Ist das Kassensystem nur für ein einziges Betriebssystem geschaffen oder besteht ausreichend Flexibilität?
• Werden neue Anforderungen für den Einzelhandel, wie Multi-Channel, Mobile Payment oder Social Media Integration berücksichtigt?
• Gibt es eine kostenfreie und beliebig lange Testphase, in der alle Prozesse des Einzelhandels wirklich ausprobiert werden können?
• Ist die Software Cloud-fähig? Gibt es die Software auch alternativ als Client/Server Installation?

Können Sie diese Fragen positiv beantworten, prüfen Sie nun, ob sich alle Kernprozesse Ihres Einzelhandels reibungslos abbilden lassen. Alle Kassensysteme, die all diesen Anforderungen genügen, gelangen in die nächste Runde. Zwei oder maximal drei Kassensysteme sollten für die engere Auswahl genügen. Diese müssen intensiv getestet werden. Das wichtigste dabei: Der jeweilige Anbieter sollte dazu eine Testumgebung mit allen für den Einzelhandel relevanten Funktionalitäten kostenfrei und beliebig lange zur Verfügung stellen.

Für das Kassensystem, das am besten geeignet scheint, folgt nun eine Pilotphase in einer Filiale. Hierzu müssen Sie die Stammdaten wie Artikel, Warengruppen, Funktionen, Kunden leicht in das neue Kassensystem importieren können. Das kann per Excel-Datei, CSV, XML oder auch über eine API erfolgen. Der Pilotbetrieb sollten Sie circa einen Monat laufen lassen und alle wesentlichen Kernprozesse (Bestellung, Wareneingang, Marketing-Aktionen, Verkauf, Rückgabe, Inventur, Abrechnung, KPI Analyse usw.), also alles, was ein integriertes Kassensysten für den Einzelhandel ausmacht, probieren. Binden Sie testweise auch ein bis zwei Orderportale Ihrer Lieferanten direkt an das Kassensystem an. Erstellen Sie umfangreiche Einzelhandelsauswertungen und zeigen Sie die Ergebnisse auch Ihrem Steuerberater. Jetzt mehr über Kassensysteme im Einzelhandel erfahren …