Die Kassendaten in der Cloud? Ein Paradigmenwechsel.

Es vergeht kaum ein Tag, an welchem keine Meldungen über Software as a Service (SaaS) veröffentlicht werden. Im Bereich der Warenwirtschafts- und Kassensysteme vollzieht sich ebenfalls gerade ein Paradigmenwechsel. Umso wichtiger wird es, sich mit den wesentlichen Grundlagen dieses neuen Modells für Softwarebereitstellung am Point of Sale auseinanderzusetzen.

Können Sie sich vorstellen, dass Ihre wichtigen Verkaufsdaten auf Servern außerhalb Ihres Einflussbereichs gespeichert werden? Dass Sie Software für Ihr Filialmanagement einsetzen, jedoch keine eigenen Server besitzen und betreiben, die Software nicht kaufen, sich nicht selbst um Datensicherung und Verfügbarkeit kümmern und trotzdem ruhig schlafen? Viele Unternehmer aus den Bereichen Einzelhandel oder Systemgastronomie können dies inzwischen. Und täglich werden es mehr. Dabei handelt es sich nicht nur um kleine Internetaffine Einzelhändler, sondern immer häufiger um etablierte, überregional tätige Filialunternehmen, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und auf dieses Modell setzen. In nicht allzu ferner Zukunft, wir sprechen von fünf bis zehn Jahren, wird wahrscheinlich der größte Teil der POS-Anwendungen im Software-as-a-Service Modell (SaaS) betrieben werden.

SaaS ist längst Alltag

Software as a Service ist nicht einfach Mietsoftware, wie das Prinzip oft erklärt wird. Es handelt sich dabei auch nicht um einen gehosteten Server, sondern um eine grundlegend auf die Möglichkeiten und Vorteile des Internets ausgelegte Software- und Systemarchitektur mit dazugehörendem Geschäftsmodell.

Die Grundidee ist denkbar einfach und aus dem Alltag bekannt. Jedes Mal, wenn wir bei Amazon oder Ebay kaufen oder eine Suche bei Google starten, benutzen wir Software as a Service. Auch wenn wir eine Überweisung via Internetbanking vornehmen oder eine E-Mail über GMail oder GMX versenden, bedienen wir eine Software, die uns als Service zur Verfügung gestellt wird. Millionen von Anwendern nutzen in diesen Fällen dieselbe Applikation auf einer gemeinsamen Infrastruktur und verwenden nichts anderes als den Webbrowser, um mit der Anwendung zu arbeiten. Genau dieses Prinzip liegt dem SaaS-Model zugrunde.

Immer mehr Software-Hersteller vor allem in den USA haben begonnen, diese Vision für Kassensysteme konsequent umzusetzen. Was vor einigen Jahren als relativ simple Erweiterung der klassischen POS-Lösungen mit wenigen Funktionen begann, ist heute eine komplette Applikationsplattform für den Einzelhandel. Weltweit agierende Hersteller, unter anderem Micros, NCR oder IBM, bieten inzwischen erfolgreich SaaS-Lösungen an. Aber auch hierzulande entstehen immer mehr Kassenanwendungen wie zum Beispiel die Cloud-Lösung der Dresdener Combase AG, die mit ihrem Konzept auch international erfolgreich ist.

SaaS ist nicht ASP

In Deutschland wird das SaaS-Paradigma meistens mit dem als Geschäftsmodell gescheiterten ASP (Application Service Providing) in Verbindung gebracht. Es wird teilweise sogar behauptet, SaaS sei nur alter Wein in neuen Schläuchen. Der wesentliche und sehr wichtige Unterschied zu ASP ist aber die den echten SaaS-Systemen zugrunde liegende Multi-Tenancy-Systemarchitektur mit den dazugehörenden Geschäftsmodellen.

Am besten vergleichen wir die SaaS-Idee mit der Art und Weise, wie wir Flugzeuge benutzen. Die meisten Leute unterhalten kein eigenes Flugzeug für ihre Reisen, sondern nutzen diese von spezialisierten Fluggesellschaften bei Bedarf. Beim Bedienen ihrer Kunden mit dem Service Flugreise halten die Airlines aber nicht für jeden Kunden einen separates Flugzeug bereit (ASP), sondern stellen durch größere Maschinen oder häufigere Verbindungen einfach genügend Sitzplätze bereit, die dann an die Kunden verteilt werden (SaaS). 

Die gescheiterten ASP-Anbieter haben demgegenüber auf das sogenannte Single-Tenancy-Modell gesetzt. Dabei verfügt jeder Kunde letztlich über seine eigene Infrastruktur, nur nicht bei sich im Haus. Die ASP-Anbieter haben also, um mit dem obigen Beispiel zu sprechen, für jeden Kunden eigenes Flugzeug vorgehalten. Was natürlich kaum zu Kostenvorteilen führt, sondern im Gegenteil die Kosten durch den zusätzlichen Kommunikationsaufwand mit dem ASP-Anbieter noch erhöht.

Im Multi-Tenancy-Modell betreibt der SaaS-Anbieter eine Plattform für alle Kunden, unter dessen Dach diese ihren Platz finden. Dieser Unterschied hat gravierende Folgen und sollte auf jeden Fall betrachtet werden. Denn hier entsteht ein entscheidender Vorteil. Bestimmte Funktionen, die eine hohe Rechenleistung benötigen, wie ABC-Analysen, automatische Sortimentsbereinigungen oder Umsatzprognosen, stehen nicht mehr nur den großen Filialunternehmen zur Verfügung, sondern auch dem kleinen Laden mit nur einer Kasse. Für viele Unternehmer bedeutet SaaS auch einfach nur viel mehr Freiheit, weil sie ihre wichtigen Unternehmenskennzahlen auch von zu Hause oder im Urlaub einsehen und steuern können.

Auswahl einer SaaS-Kasse

Wie bei jeder Auswahl eines Geschäftspartners sollte auch vor dem Einsatz einer SaaS-Kassenanwendung der Anbieter auf Seriosität und Professionalität geprüft werden. Die wichtigsten Kriterien sind dabei:

• Angaben zur Systemarchitektur, was z.B. passiert, wenn das Internet im Geschäft mal nicht verfügbar ist? Kann an den Kassen problemlos weiterverkauft werden? Einige Lösungen setzen auf eine permanent vorhandene Internetverbindung. in den Filialen. Hier ist Vorsicht geboten.
• Die Anzahl und Art der Kunden, die das System bereits einsetzen, der Zeitpunkt der Markteinführung, Angaben über Infrastrukturinvestitionen und die Verfügbarkeit der Plattform geben dabei gute Anhaltspunkte.
• Wichtig ist auch die Frage, ob die Daten jederzeit und ohne Inanspruchnahme von Mitarbeitern des SaaS-Anbieters in Standardformaten (XML, CSV) exportiert werden können.
• Ist das System gut anpassbar? Lässt sich in der Kassensoftware eine individuelle Organisationsstruktur exakt abbilden? Werden temporär mehr oder weniger Kassen benötigt werden, sollte dies variabel möglich sein. Auch die Kosten für Hotline und Wartung sollten sich immer dem aktuellen Mengengerüst anpassen.
• Die Sicherheit des Systems, denn die Abrechnungen enthalten sensible Daten. Die SaaS-Anwendung sollte zwingend durch ein Zertifikat verifiziert sein, welches an der Grünfärbung der Eingabezeile der meisten Browser erkennbar ist. 
• Wo liegen die Daten genau? Werden die Server durch den Anbieter direkt administriert. Hier ist wichtig, dass der Anbieter die Konfigurations-, Stamm- und Verkaufsdaten nicht aus der Hand gibt.
• Lässt sich das System mit allen Funktionen testen? Ein SaaS-Provider bietet in der Regel kostenlose Demo-Accounts an. Diese sollten sich online und ohne Intervention des Anbieters einrichten und uneingeschränkt während einer gewissen Zeit (meistens 10–30 Tage) nutzen lassen.

Unter Umständen ist die Zusammenarbeit mit einem auf SaaS spezialisierten POS-Dienstleister gerade in der Testphase sinnvoll, da dieser die Anwendung mit wenig Aufwand auf Ihre Bedürfnisse vorkonfigurieren kann, sodass mit den eigenen Daten und Anwendungsfällen getestet und gearbeitet werden kann. Der SaaS-Kassenanbieter Combase AG betreibt eigens zur reibungslosen Einführung einer neuen Kassenlandschaft ein ausgeklügeltes Partnernetzwerk aus Anbietern von Branchensoftware und Kassenhardware, POS-Dienstleistern vor Ort und empfehlenden Kunden, bei dem alle Beteiligten gewinnen.

Diese Möglichkeit des Testens ohne Anpassung der eigenen IT-Infrastruktur ist übrigens ein weiterer Vorteil des SaaS-Modells gegenüber lokalen Installationen. Es wird lediglich ein Webbrowser benötigt und schon kann mit der Arbeit begonnen werden. Dadurch werden die Projektzeiten für POS-Einführungen massiv reduziert. Die Kassenhardware wird erst beschafft, wenn der Rollout startet. Durch den Umstand, dass die Software nicht gekauft wird, bieten einige Distributoren von Kassenhardware bereits vorinstallierte POS-Terminals an. Ein Kassensystem mit mehreren Hundert Kassenterminals in nur einem Monat einzuführen ist keine Seltenheit bei SaaS-Anbietern. Durch so kurze Einführungszeiten sinken natürlich die Projektrisiken und die Projektkosten erheblich.

Fazit: Wer plant, in der nächsten Zeit ein Kassensystem einzuführen oder zu erneuern, sollte die Alternative POS per SaaS ernsthaft prüfen. Der Trend geht jetzt schon eindeutig in diese Richtung. Neben der Einsparung jeglicher Softwareinvestitionen bieten Kassensysteme aus der Cloud heute ein Maß an Sicherheit, Leistung und Komfort, die es bei klassischen Kasseninstallationen einfach nicht gibt oder die für die meisten Anwender unbezahlbar sind.

Dr.-Ing. D. Schoenheinz, Brandenburgische Technische Universität Cottbus.